Richard Rudd, fondatorul Cheilor Genelor, ne oferă câteva sfaturi practice pentru o viață mai simplă, aducând claritate în modul cum scriem și trimitem email-uri.
Transcris din acest video
de Richard Rudd
Bună dimineața! Astăzi vreau să vă împărtășesc ceva practic cu voi. Are legătură cu email-urile și scrierea lor. Ați putea gândi că nu e ceva foarte spiritual, dar este la fel de spiritual ca orice altceva.
Am o scurtă formulă pentru a vă ajuta în construirea și scrierea email-urilor lipsite de karma. Ceea ce vreau să spun prin asta este că doar din scrierea superficială a câtorva cuvinte cu dorința de a comunica ceva, cuiva, cât mai repede, adesea se creează în lume mai multă separare decât prin orice altceva. Există foarte multe neînțelegeri care au loc din cauza unor email-uri. De asemenea, societatea noastră a beneficiat de multe îmbunătățiri minunate datorită email-urilor. A fi capabili să comunicăm instantaneu cu persoane care se află la distanțe mari este un lucru uimitor, dar doar dacă știm să folosim această unealtă cu înțelepciune. Adesea, atunci când suntem obosiți, dar vrem să transmitem ceva, facem greșeala de a scrie fie prea mult, fie în maniera nepotrivită, folosind un ton sau un limbaj greșit, lucruri ce pot genera diverse probleme. Și până să ne dăm seama, se ajunge la separare.
Iată rețeta mea pentru a scrie email-uri lipsite de karma și pentru a transforma scrisul și cititul email-urilor într-o practică magică, în loc să fie doar un lucru pe care trebuie să îl facem.
Prima litera din cuvânt este E. Atât această literă cât și eu dăm tonul acestui proces prin cuvântul empatie. Un email are potențialul de a ne conecta cu cineva, ceea ce se și întâmplă. Vă conectați cu cineva, aveți un mesaj, aveți ceva de transmis, așa că începeți cu empatie. Puteți aplica aceasta formulă pentru toate tipurile de comunicare.
Începeți cu empatie. Simțiți înspre cealaltă persoană. Simțiți și ce se află în interiorul vostru. Ce vreți să spuneți? Care este cel mai bun mod de a o spune? Luați o pauză înainte de a începe să înșiruiți cuvinte. Respirați profund de câteva ori. La capătul celălalt se va afla tot o persoană, o ființă umană va primi ceea ce scrieți. Ce efect poate avea asupra vieții lor? Ce fel de zi are acea persoană? S-ar putea ca ziua lor să nu fie grozavă. S-ar putea să fie grăbit/ă. Tot ce trebuie să știți este că destinatarul este tot o ființă umană. Așa începeți, pentru că nu doriți să le faceți viața mai dificilă, cum nu v-o doriți nici pentru voi, așa că imaginați-vă că voi sunteți la capătul celălalt al email-ului.
De asemenea, recomand să porniți cu o validare, în loc să începeți direct cu ce vreți să spuneți. Doar un rând, folosind o formulare ca de exemplu: Dragă cineva sau Bună cineva. Folosiți o formulă de deschidere, fiți amabili. Apoi alocați câteva secunde pentru a scrie Mă bucur că ne-am întâlnit ziua trecută sau Te-ai descurcat foarte bine sau o altă validare sau apreciere. Începeți cu ceva ce nu este banal, inventat sau fals, dar care să îl valideze pe interlocutor, un fel de întâmpinare – poate fi ceva simplu. Altfel primirea unui mesaj s-ar putea să pară nepoliticoasă sau lipsită de empatie. Bineînțeles că atunci când sunteți deja într-o succesiune de email-uri cu aceeași persoană și acum îl scrieți pe al cincilea, vorbim de o situație diferită. Deja erați într-o comunicare așa că puteți trece direct la subiect.
A doua literă este M. M referitor la sensul Mesajului (n.tr. în engleză ”meaning”) și neînțelegere (n.tr. în engleză ”miscommunication”) . Gândiți-vă cu atenție la ce vreți să spuneți și cum poate fi interpretat sau înțeles greșit. De fapt, presupuneți că va fi interpretat greșit. Fiți preciși cu cuvintele pe care le alegeți. Ce vreți să spuneți? Nu există nimic, oricât de important, care să nu poată fi spus în trei subpuncte, așa că încercați să distilați mesajul în trei elemente sau mai puține. Expuneți acele aspecte cât de clar se poate, gândiți-le bine, aranjați-le în cuvinte, recitiți-le și apoi distilați-le – trei idei principale.
Litera A vine de la acuratețe. Și A își pune amprenta de două ori. Acuratețea se referă mai mult la alegerea cuvintelor. Aveți ocazia de a scrie ceva exact, precis, pentru a nu crea o neînțelegere prin folosirea prea multor cuvinte sau a unor cuvinte greșite.
Al doilea A vine de la un cuvânt din sanscrită și anume ahimsa, care înseamnă a fi inofensiv și aceasta este parte din întregul proces de scrierea a unui email lipsit de karma. Dacă puneți în ceea ce redactați ceva cu o încărcătură negativă sau care poate fi înțeles greșit, de fapt creați ceva ce într-un fel sau altul se poate întoarce la voi într-un mod negativ. Chiar dacă nu asta ați intenționat, ci a fost doar o simplă neatenție, cum se întâmplă când suntem grăbiți. Ahimsa înseamnă a trata toate lucrurile cu respect și astfel a avea în vedere sentimentele celorlalți și a scrie mesajul într-un mod care nu rănește – luați în considerare ahimsa.
Litera I este foarte importantă. Vine de la includere, care se referă la multe lucruri. Fie ce scrieți poate trezi în ceilalți un sentiment de excludere sau ceva negativ, ce îi face să se simtă inconfortabil, fie puteți scrie ceva care îi face să se simtă bine, incluși. Câteodată într-adevăr este necesar să vă expuneți punctul de vedere într-un mod clar, tranșant, iar acest lucru nu este totdeauna ușor, dar dacă pare foarte dificil poate nu ar trebui să faceți asta printr-un email. Puteți aplica recomandările mele la orice text, dar în principal se referă la email-uri.
Includerea. Un alt aspect legat de asta este cine să fie inclus. Știți acea opțiune CC pe care o folosim? Mi se pare că o facem prea liber. Rar este cu adevărat nevoie să apelăm la CC. Dacă treceți pe cineva în CC îi includeți și pe ei în acest proces și probabil au deja o sută de alte email-uri. Așa că fiți empatici din nou. E necesar să fie incluși? Adăugându-le acest email în inbox s-ar putea să contribuiți la karma, incluzând pe încă cineva în situația voastră complicată, situație care poate nu are nevoie de părerea, vocea sau altceva din partea acelor persoane, situație care probabil e între voi și destinatarul original. Luați în considerare sentimentele celorlalți, ziua pe care ei o au. Nu includeți alte persoane decât dacă este absolut esențial ca ele să vadă ce trimiteți. Luați serios în considerare acest lucru – includerea. Cine să fie inclus? Cine nu e necesar să fie încărcat cu acest email? Pentru că astfel creezi mai multă complexitate. Cu cât sunt mai multe voci prezente cu atât crește potențialul de a se crea neînțelegeri .
Iar litera L este pentru linia de sosire (n.tr. adaptat din engleză ”last chance”). Înainte de a apăsa butonul ”Trimite”, citiți-vă email-ul și apoi recitiți-l. Este aranjat în jurul a trei idei clare? Luați în considerare din nou economia – acesta este un ultim E. Nu există nimic care să nu poată fi distilat într-o formulare foarte simplă, într-un limbaj foarte simplu – nimic care să nu poată fi distilat. Și acesta este un adevărat talent, este un lucru minunat pe care îl puteți învăța.
Scrierea unui email poate fi o metodă bună pentru a rafina o mare parte din gânduri și sentimente. Aveți răbdare și luați-vă timp când faceți asta. Nu vă grăbiți să-l trimiteți. O dată ce s-a dus, s-a dus. E ultima șansă. O dată ce butonul ”Trimite” a fost apăsat, asta este, karma s-a transmis, neîntelegerea s-a transmis. Ceva ce putea fi abordat simplu și cu ușurință se poate transforma într-un proces de o săptămână, cu o mai mare complexitate și mai multe persoane implicate decât era poate necesar. Așa se crează o țesătură formată din dificultăți și karma, când putea să fie mult mai simplu. Nu creați o descriere lungă și nu împărtășiți mai mult decât e necesar din procesul vostru emoțional. Dacă aveți nevoie să faceți asta, puneți mâna pe telefon și vorbiți cu cineva. Nu faceți asta într-un email; nu este calea cea mai bună.
Fiți meticuloși când vă redactați email-urile. Fiți grijulii față de ceilalți. În aceste vremuri, când oamenii sunt foarte ocupați, este dificil pentru toți să facem față la lucrurile care vin spre noi. Păstrați comunicarea clară și eficientă. Atunci veți avea o zi mult mai bună, vă pot asigura de asta.
În concluzie, Empatie – validați-i.
Mesaj – alegeți cu atenție cuvintele pe care le folosiți pentru a nu ajunge la interpretări greșite.
Acuratețe și ahimsa – creați ceva ce nu produce negativitate, ceva bazat pe bunăvoință. Ce vă costă să folosiți un ton amabil? Un email se bazează pe ton, nu? Recitiți-l cu voce tare, ca și când l-ați primi voi.
Includerea – nu adăugați nume prin CC, poate unul singur, dacă este esențial.
Linia de sosire – chiar recitiți emailul înainte de a-l trimite. Asta este partea cea mai importantă. Dacă nu ați reținut până acum nimic, amintiți-vă de asta. Citiți cu voce tare.
Și la final Economia – redactați, editați, scoateți ce nu e necesar până ajungeți la chintesență, abia apoi îl puteți trimite. Așa scrieți email-uri fără karma și aveți o viață mult mai liniștită. Eu asta vă doresc.
Sper că acest fragment de lumină v-a fost de ajutor. Vă rog să îl transmiteți în lung și în lat pentru că e nevoie de el.
Tradus de Adrian Constantinescu,